Секретарь руководителя

Должностные обязанности

Планирование рабочего времени. Секретарь помогает руководителю составлять расписание, согласовывает время встреч, переговоров и мероприятий с партнёрами и сотрудниками, информирует о регламенте событий и предупреждает о приближении времени их начала. Организация работы с посетителями. Секретарь ведёт журнал предварительной записи, регистрирует посетителей, содействует оперативному рассмотрению их просьб и предложений, организует приём деловых партнёров. Подготовка мероприятий. Секретарь собирает материалы для совещаний и конференций, оповещает участников, рассылает приглашения, помогает в подготовке докладов и презентационных материалов. Поддержание рабочего пространства. Секретарь обеспечивает руководителя необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, следит за их наличием и исправностью. Работа с корреспонденцией. Секретарь принимает входящую почту, регистрирует её, сортирует и передаёт руководителю или в структурные подразделения для исполнения. Подготовка документов для подписи. Секретарь принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, проверяет правильность их оформления перед передачей на подпись. Составление документов. По поручению руководителя секретарь готовит письма, запросы, другие документы, а также отвечает на письма авторов. Контроль исполнения. Секретарь следит за своевременным исполнением документов, приказов и поручений руководителя, предупреждает исполнителей о приближении сроков, фиксирует исполнение и составляет отчёты. Делопроизводство. Секретарь ведёт контрольно-регистрационную картотеку, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив. Работа с электронными системами. Секретарь использует системы электронного документооборота (СЭД) для создания, согласования и контроля документов. Организация телефонных переговоров. Секретарь соединяет руководителя с абонентами, регистрирует поступающие звонки, перенаправляет отдельные вызовы, получает и передаёт санкционированную информацию. c Приём и передача информации. Секретарь фиксирует в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит её содержание до его сведения, а также передаёт информацию по факсу и телефонограммам.