Секретарь руководителя

Должностные обязанности

• Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить документы и материалы, своевременно передавать их при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря министра. - Учет и распределение поступающей информации, касающейся министра, своевременная передача документов, сообщений и информации министру и его заместителям (письменно или устно). - Ведение телефонной и информационной базы министра (контакты, дни рождения и т.д.). - Координация работы водителя министра. - Организация поездок и командировок министра (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.). - Составление писем, запросов, других документов по поручению министра, начальника отдела. - Осуществление объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления. - Прием поступающей в министерство корреспонденции, осуществление ее предварительного ознакомления, анализа, классификации. - Ведение электронной базы в системе электронного документооборота Правительства Кировской области (далее СЭД-ПКО). - Регистрация корреспонденции, обращений, заявлений граждан и иных документов, а также внутренней документации в СЭД-ПКО. - Своевременная передача корреспонденции министру, заместителям министра, начальникам структурных подразделений для использования в работе либо подготовки ответа. - Осуществление подготовки сводных планов работы министерства, сводных отчетов о деятельности министерства. - Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их обработки, сохранности и в установленные сроки сдачи в архив. - Ведение учета и хранения номерных гербовых бланков Правительства Кировской области, Губернатора Кировской области. - Участие в ежегодной сверке наличия в министерстве документов и дел с ограничительной пометкой Для служебного пользования . - Ведение учета и регистрации исходящих документов министерства, проверка правильности их оформления и отправки. - Организация своевременного списания в дело исполненных документов. - Участие в проверке актов о выделении к уничтожению дел министерства, не подлежащих хранению. - Подготовка информации к оперативным совещаниям с участием министра о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов. - Проводить инструктаж вновь принятых сотрудников в министерство и знакомить их с нормативными и методическим материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства.